Για να είμαστε ειλικρινείς, όταν ετοιμαζόμαστε να πάμε διακοπές, μετράμε τις μέρες. Επομένως το να σκεφτούμε το κατάλληλο μήνυμα, που θα δηλώνει ότι είμαστε Out of Office δε μας ενδιαφέρει και τόσο. Ωστόσο ας μην ξεχνάμε πως όσο εμείς απολαμβάνουμε τον ήλιο και τη θάλασσα, υπάρχουν συνάδελφοι, συνεργάτες και πελάτες που παραμένουν στην πόλη και εργάζονται κανονικότατα.
Όσο λοιπόν και να σας πιέζει αυτή τη “υποχρέωση”, πρέπει να ετοιμάσετε το email που θα ειδοποιεί αυτόματα ως απάντηση ότι είστε εκτός γραφείου. Η OFFICE+ προτείνει και εμπνέει με τις δικές της ιδέες:
Η κλασική και σίγουρη επιλογή
Είναι κάποιες φορές που η δημιουργικότητα δεν είναι απαραίτητη. Μία από αυτές θα μπορούσε να είναι και το “out of office” σας. Σε αυτή την περίπτωση φροντίστε να συμπεριλαμβάνετε τις βασικές πληροφορίες, όπως για πόσο καιρό θα λείψετε, πότε θα επιστρέψετε στο γραφείο και τα στοιχεία επικοινωνίας αν προκύψει σημαντική ανάγκη.
Η παραπομπή για περισσότερες πληροφορίες
Φυσικά δεν εννοούμε να δώσετε πληροφορίες για τις διακοπές σας, αλλά να οδηγήσετε το κοινό σας εκεί που επιθυμείτε. Το μήνυμά σας αρχίζει με την ειδοποίηση ότι απουσιάζετε και πότε θα επιστρέψετε, ενώ ολοκληρώνεται με μία παραπομπή στο πρόσφατο Newsletter, άρθρο στο Blog σας ή ένα link για τα Social Media της Επιχείρησης ώστε να διατηρείτε ενεργό το ενδιαφέρον τους ακόμη και στην απουσία σας.
Η New Business Τακτική
Όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου για ένα επαγγελματικό ταξίδι ή ένα σπουδαίο σεμινάριο- συνέδριο, τότε μπορείτε να ενημερώσετε ακόμη πιο συγκεκριμένα το κοινό σας. Αξίζει να τονίζετε ότι η επιχείρηση βρίσκεται ένα βήμα μπροστά από τις εξελίξεις, τις οποίες παρακολουθεί ανελλιπώς και να παρουσιάσετε τους επόμενους στόχους επιγραμματικά. Και σε αυτή την περίπτωση, δεν ξεχνάμε να ενημερώσουμε για την ημερομηνία επιστροφής στο γραφείο.
Η δημιουργικότητα επιστρέφει και βάζουμε τα δυνατά μας
Αν ανήκετε στους δημιουργικούς, είτε ως επαγγελματίες είτε ως άνθρωποι, τότε αξίζει να αφιερώσετε λίγα παραπάνω λεπτά από τον χρόνο σας προκειμένου να ετοιμάσετε ένα έξυπνο, χιουμοριστικό out of office. Αυτό θα κάνει τον παραλήπτη του email να χαμογελάσει, θα του φτιάξει τη διάθεση και σίγουρα δε θα του αφήσει την αίσθηση ότι η δουλειά του δεν έγινε τη στιγμή που το χρειαζόταν. Επομένως βάλτε τα δυνατά σας και εκφράστε γραπτά τη δημιουργικότητα και το χιούμορ σας.
