Σίγουρα κανείς δε μπορεί να σου προεξοφλήσει ότι το meeting θα έχει την επιθυμητή κατάληξη. Εκτός όμως από τον απρόβλεπτο παράγοντα, υπάρχουν ορισμένες προϋποθέσεις που εγγυώνται για την αποδοτικότερη επαγγελματική συνάντηση με τους συνεργάτες ή πελάτες.
Σύμφωνα με έρευνες (CBS News), το 39% των συμμετεχόντων ενός meeting απογοητεύονται και παύουν να παρακολουθούν ή να έχουν ενεργή συμμετοχή κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ανάλογες έρευνες υποστηρίζουν ότι το 50% του χρόνου που αφιερώνουμε σ’ ένα meeting συνήθως δεν είναι παραγωγικό. Αυτό συμβαίνει κατά κύριο λόγο γιατί φλυαρούμε πηγαίνοντας από το ένα θέμα στο άλλο ή διαφωνούμε για λόγους που δεν αφορούν το αρχικό θέμα της σύσκεψης.
Η προετοιμασία της ατζέντας και των προτάσεων που θα συζητηθούν
Όσο περισσότερη δουλειά κάνεις πριν μπεις στο meeting room, τόσο πιο αποδοτικός θα είσαι. Μπορεί να μην υπάρχει πάντα ο απαιτούμενος χρόνος για μία ολοκληρωμένη προετοιμασία, αλλά ακολούθησε τα βασικά tips.
Απάντησε ο ίδιος στα ερωτήματα που θα τεθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, με βάση το θέμα. Φρόντισε να έχεις ξεκαθαρίσει ποιος είναι ο στόχος της συγκεκριμένης σύσκεψης.
Επιβεβαίωσε ότι υπάρχει λόγος να βρίσκεσαι εκεί. Αν αυτό δεν είναι απαραίτητο, προτίμησε να αξιοποιήσεις το χρόνο σου σε άλλες εργασίες που έχουν προτεραιότητα.
Ζήτησε τις απαραίτητες διευκρινίσεις για κάποιες απορίες που μπορεί να έχεις σχετικά με το θέμα του meeting. Οργάνωσε το χρόνο σου βάσει του χρόνου της σύσκεψης και συγκέντρωσε όλο το υλικό που θα χρειαστείς, για την παρουσίαση της δικής σου άποψης. Μην ξεχνάς ότι τα λόγια σου πρέπει να είναι συγκεκριμένα, σύντομα, περιεκτικά και να έχουν στοιχεία που θα τραβήξουν την προσοχή του κοινού (π.χ. χιούμορ, οπτικοακουστικό υλικό, παραδείγματα, case studies, στατιστικά, μετρήσιμα στοιχεία).
Η προετοιμασία του χώρου όπου θα γίνει το meeting
Το εργασιακό περιβάλλον αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους παράγοντες απόδοσης. Όσο πιο λειτουργικό και καλαίσθητο είναι, τόσο πιο θετικά σε προδιαθέτει για να εργαστείς.
Έτσι κι ένα meeting room πρέπει να είναι άνετο, με αρκετό φως για να μας τονώνει και καλό κλίμα, ανάλογα με την εποχή, για να βοηθάει στην πνευματική διαύγεια.
Οι άνετες καρέκλες, το ευρύχωρο τραπέζι της συνάντησης όπως και οι λεπτομέρειες που τελικά δεν είναι λεπτομέρειες (πχ. χαρτιά σημειώσεων, στιλό) σε κάνουν να θέλεις να δώσεις τον καλύτερο σου εαυτό! Ένας χώρος που προετοιμάζεται για meeting, είτε έχει προγραμματιστεί για λίγα λεπτά είτε για κάποιες ώρες, θέλουμε να είναι φιλόξενος. Τόσο από αισθητική άποψη όσο και από λειτουργική, προσφέροντας μάλιστα στους συμμετέχοντες της συνάντησης κάποια κεράσματα.
Η OFFICE+ προετοιμάζει το χώρο για το δικό σας meeting σε όποιο από τα Επιχειρηματικά Κέντρα της στην Αττική εξυπηρετεί. Κλείστε σήμερα το ραντεβού σας! (link στην επικοινωνία)
Επιπλέον tips
- Μη σπαταλάς το χρόνο των συνομιλητών σου, αλλά και τον δικό σου, με περιττά λόγια και σκέψεις. Φρόντισε να είσαι to the point.
- Προετοίμασε την ομιλία ή παρουσίασή σου ανάλογα με την ηλικία, το φύλο και την επαγγελματική θέση του κοινού σου.
- Να έχεις μπροστά σου σε bullets τα σημεία που θέλεις να θέσεις κατά τη διάρκεια του meeting και να κρατάς τις ανάλογες σημειώσεις από την ομιλία των άλλων συμμετεχόντων.
- Να είσαι συνεπής στην ώρα έναρξης, αλλά και λήξης του
- Φρόντισε να έχουν προσκληθεί τα κατάλληλα πρόσωπα στη συνάντηση.
- Κάνε το απαραίτητο follow up μετά τη σύσκεψη. Ιδανικά την επόμενη μέρα.
